Projektmanagement – Zeiterfassung vereinfachen

Viele die im und mit dem Web arbeiten, kennen es, der Tag ist schneller rum als man gucken kann und es fällt schwer zu sagen, wann man nun genau was für welchen Kunden gemacht hat oder auch für sich selbst. Es mag sicherlich ein paar wenige geben, die mit der Stechuhr da sitzen und sofort alles notieren, aber ich behaupte mal, dass dies unter Selbständigen und Freiberuflern die Minderheit ist. Die Mehrheit setzt sich am Ende des Tages, der Woche oder am Monatsende hin und schreibt seine Kundenzeit auf, die ein ums andere Mal schwer zu rekonstruieren sind. In diesem Posting möchte einmal ein wenig meinen Workflow dazu aufzeigen, der vielleicht dem ein oder anderen weiter hilft, Zeit zu sparen oder mehr aus seiner Zeit raus zu holen.

Im Grunde schneide ich mit Hilfe der Software ManicTime alles auf meinem Computer mit, während ich meinen Arbeitstag daran verbringe. Ich kann somit rückwirkend zu jedem Arbeitstag schauen, was ich gemacht, woran ich gearbeitet und wie lange ich dafür gebraucht habe.

Das Praktische an dem Programm ist vor allem, dass ich auch sogenannte AutoTags vergeben kann und somit manche Aufgaben gar nicht extra abrechnen bzw. erfassen muss. (Die Funktion ähnelt durchaus den Nachrichtenfiltern in E-Mail-Programmen.) Ein paar Beispiele:

• Jedes Mal, wenn ich z.B. die Seite Kicker.de aufrufe, tagged ManicTime diesen Zeitabschnitt mit dem Begriff „Freizeit – lesen“.

• Oder aber, im URL meine Browsers steht die Adresse eines Kunden z.B. complex-economy.de, dann tagged das praktische Tool (nach meinen einmaligen Vorgaben) diese Arbeit mit „Projektarbeit complex economy GmbH“ oder aber wenn ich es konkretisieren möchte und in der URL z.B. Kunde + tools.sistrix.de vorkommen, lasse ich den Tag „Projektarbeit complex economy GmbH SEO Analyse“ erzeugen. So kann ich am Monatsende besser sehen, wann, was und wie lange ich für den Kunden beispielsweise eine Analyse gemacht habe.

Für mehr Informationen könnte ich zudem auch den Tag vergeben „Sistrix Toolbox“ und so am Monatsende sehen, welches SEO-Tool oder Onlinemarketing Werkzeug ich wieviel genutzt habe. Darauf basierend kann ich dann entscheiden, welches Tool ich wirklich brauche und welches eigentlich ungenutzt ist und somit nur Kosten erzeugt.

Neben der Nutzung während seiner aktiven Zeit am PC hilft ManicTime zudem auch bei Inaktivitäten. Wenn ich 5 Minuten am PC nichts mache, fragt mich das Tool im Anschluss, was ich gemacht habe und kann somit auch hier wieder recht einfach Tags vergeben. Klassiker sind bei mir z.B. Mittag oder auch Telefon + Kunde, womit ich z.B. auch wieder eine Stütze bei der Abrechnung habe.

Mit Hilfe von ManicTime kann man somit einiges an Zeit und somit Geld sparen, indem man den oft anstrengenden Abrechnungskampf weiter reduziert, aber auch deutlich transparenter dem Kunden gegenüber sein kann, was man wann, wie gemacht hat. Sehr praktische Nebeneffekte sind zudem, dass man Zeitfresser und ineffiziente Tageszeiten erkennt. So kann man ja einmal nach einem Monat danach filtern lassen, wie oft man bei Facebook, Twitter oder einer Ablenkung seiner Wahl war und wie man hier vielleicht noch mehr Selbstdisziplin walten lassen könnte. Außerdem ist es, wie oben beschrieben, leichter sich ein genaueres Bild über bestimme SaaS-Dienste zu machen. Nutze ich z.B. das ein oder andere SEO-Tool wie onpage.org oder manhattan-tool gar nicht oder nur für bestimmte Kunden bzw. eigene Projekte, dann sollte ich dies möglichst bei der Rechnungslegung auch berücksichtigen.

Es ist für diese Zeiterfassungs-Software auch nicht zwingend nötig primär online zu arbeiten, denn man kann mit der Software ebenso die Nutzung von Office-Dokumenten und allen anderen Programmen messen, die ich aktiv nutze. Und für die, die es gern etwas sicherer haben wollen, man kann das Programm antürlich mit einem Passwort versehen und wer es noch sicherer haben möchte, packt es gleich in einen verschlüsselten Truecrypt-Container.

Alles in allem aus meiner Erfahrung ein sehr nützliches Werkzeug für viele Webworker, Freiberufler oder Selbständige, dass es als Standardversion kostenlos gibt und außerdem ManicTime Pro, was u.a. das angesprochene Auto-Tagging unterstützt.

Wie ist Eure Erfahrung im Projektmanagment und der damit verbundenen Zeiterfassung? Wie sieht Euer Workflow aus?